Конечно вы знаете, что использовать должностные инструкции (ДИ) для описания полномочий, ответственности, взаимодействий — вчерашний век. А какая альтернатива ДИ может быть, чтобы избежать проблем с управленческой деформацией. Когда полномочий мало, а ответственности — «вагон и маленькая тележка» и т.п.

Матрица RACI, или матрица ответственности, — инструмент для управления отношениями в команде; это таблица, с помощью которой распределяют ответственность, полномочия и роли. Почему RACI ? Потому что используются основные роли:

R (responsible) — исполнитель задачи или подзадачи проекта. Тот, кто самостоятельно выполняет все работы в рамках задачи.

Если задача масштабная, у неё может быть несколько исполнителей. Однако эффективнее разбить её на подзадачи и назначить исполнителей для каждой из них.

A (accountable) — ответственный за всю задачу. Участник с этой ролью несёт ответственность за то, чтобы задачу завершили в срок, но не обязательно выполняет её сам. Часто A-участники назначают задачи и подзадачи R-участникам.

Важно, чтобы у одной задачи был только один ответственный. При этом сам ответственный может быть одновременно и исполнителем.

C (consult) — эксперт, который консультирует команду по вопросам, находящимся в его компетенции. Он не выполняет задачу, но даёт советы и рекомендации, которые помогают выполнить её эффективнее.

I (informed) — участник проекта, который должен быть в курсе выполнения задачи. Результат задачи или всего проекта влияет на дальнейшую деятельность I-участников, поэтому им важно следить, что происходит.

Матрица RACI помогает избежать ситуаций, когда непонятно, кто какими задачами занимается и кто за что отвечает.

RACI используют в управлении проектами. Матрицу строят и согласовывают на старте проекта — тогда исполнители уже не смогут перекладывать ответственность друг на друга в процессе.

Некоторым проектам не хватает классического списка ролей. Тогда к RACI можно добавить дополнительные буквы и, соответственно, роли. Вот примеры:

RACI-VS. Новые роли V (verifier) и S (signatory) — верификатор и подписывающий. Они проверяют, соответствует ли результат установленному стандарту, и согласовывают его. V- или S-участников может быть один или два.

RACIQ. Новая роль Q (quality) проверяет качество результата.

RASCI. Новая роль S (support) помогает основному исполнителю выполнять работу.

В порядке последовательного исключения англоязычных терминов из оборота, например, вместо инициации используем запуск, мы вспомним про ОПИУК-матрицу, которая активно используется в ряде российских компаний.

Мало просто построить матрицу ответственности — важно грамотно ей пользоваться.

Вот типичные ошибки, которые возникают при построении матрицы ответственности:

Один участник команды — О-исполнитель сразу в нескольких задачах. В этом случае нужно проанализировать, насколько эти задачи масштабные. При необходимости — назначить на некоторые из них дополнительных людей.

У участника проекта нет О-У или П-роли. В этом случае нужно решить, действительно ли этот участник необходим проекту. Возможно, стоит пересмотреть состав команды.

У задачи много ответственных. Могут возникнуть проблемы при согласовании результата: сколько ответственных, столько и мнений. В идеале на каждую задачу нужно назначать только одну О-роль.

Несколько букв в одной клетке. Как правило, когда один человек отвечает за всё, это ни к чему хорошему не приводит.

Если двойные буквы встречаются в матрице один или два раза — это нормально. Но когда это происходит почти с каждым участником — нужно пересматривать список задач или зоны ответственности исполнителей.

Много консультантов или участников, которых нужно информировать о промежуточных результатах. Это приводит к лишней коммуникации и отвлекает от основных работ. Назначать И- и К-участников лучше в случае крайней необходимости.

Пример свежей ОПИУК-марицы нашего проекта.

В качестве резюме

Права человека безумно важны,
О них никогда нам нельзя забывать!
Помните, все мы на свете равны,
Не должен никто наших прав нарушать!